粒オケ「5番なう!」会計から見た事務局運営 -サイボウズLiveによる運営- #2289oke

粒オケ「5番なう!」お疲れ様でした!

先日15日に無事2回目となる粒オケの演奏会を終えることができました。今回は前回よりも更にグレードアップしたメンバーによる熱のこもった演奏でとても感動的な時間を過ごすことができました。

直接会場にお越しくださった皆様、そしてUstream中継をご視聴いただいた皆様、あらためて御礼申し上げます。ありがとうございました。

そして一緒に演奏してくださった皆様におかれましても、思い出に残る素晴らしい場を共有させていただいたことに大変感謝しています。皆様と音楽ができたことを大変誇りに思います。

サイボウズLiveを利用した事務局運営体制

さて、私こと @yuukoma は今回も演奏者兼事務局員として粒オケNEXTに参加させていただきました。

演奏面では今度は1stヴァイオリンで、事務局面では前回に引き続き会計を担当しました。合わせて1stヴァイオリンの世話役も努めさせて頂きました。

特に事務局員としてお手伝いさせて頂きましたので、本番当日の反響、ご感想については多くの方によるブログやFacebookなどにおまかせいたしまして、こちらでは少し違った方向性で書いてみようと思います。

今回、運営を進めていくにあたって最大限活用したのはこちらの「サイボウズLive」です。

粒あんでは利用していたようなのですが、粒オケでこちらを利用するのは初めてのこと。といいますのも、昨年発足時にはまだこのサービスが存在してなかったのです。私のつたない記憶では、こちらが開始されたのは確か昨年10月からだったと思います。

もちろんメールでのやり取りも多いのですが、前回発足時にはまだリリースされていなかったこちらのグループウェアのおかげで非常に効率のよい運営ができたのかなあと思っています。

グループウェアを利用して活発な議論

主な事務連絡やディスカッションは、スレッド=掲示板を中心に行いました。

最終的には70近いスレッドが立ち上がったのではないでしょうか。もちろん直接集まって議論する事務局世話役会議も開かれましたが、それだけではカバーできなかった課題についてもこちらを利用することによって解決していきました。

系統的な連絡体制の確保

参加された皆様は、以下の文章に心当たりがあることかと思います。

そうです、毎回練習前に送られる練習に関する事務連絡のメール内容です。

こちらは事務局長が事前に作成しそれに従って各セクションの世話役がパート員に連絡するわけですが、この連携もサイボウズLiveを通して行っていました。

スレッド形式なので漏れもなく効率的に連絡系統を確保できたと思っています。こうした統率力も粒オケの成功要因の一つだと思っています。

会計業務の電子化

電子化というと少々オーバーなのですが、今回は各種会計業務をなるべくペーパーレスで行いたいと考えました。

まず立替金の申請、これもサイボウズLive内で行うようにしました。

具体的には専用のスレッドを立てて定型フォーマットに従ってスレッドに書き込みます。このときに領収書などの写真やpdfを必ず添付するようにします。

これをもとに私がPCにて立替金申請書類をpagesというMacのワープロソフトを使って作成。それをpdfにしてDropboxの所定のフォルダーに保存。

そして、iPadのGoodReaderでSyncさせておきます。そして、申請者に現金精算を行ったときに、GoodReaderのアノテーション機能を利用し、タッチパネル上で署名をいただく。

このような仕組みにすることで極力ペーパーレス化を促進しました。

ただし実際には紙の領収書をいただいているわけですから、これらはすべて会計の手元で保管します。それ以外では極力紙を使わないことにしました。

演奏会費の振込、本人確認の工夫

今回の参加者は、本番演奏会に出られた方が132名、練習のみの参加者を合わせると総勢140名近くの方がいらっしゃいました。

前回同様、最初に参加費=エントリー費用を3,000円いただいて、その後、予算確定次第、演奏会費をいただくということですが、130名以上の方から練習前に現金を直接いただくことはもはや不可能。

ということで、口座振込による演奏会費徴収を選択。

こちらについても、事務局側で連絡メール文を作成しサイボウズに掲示、世話役を通して各パート員にその内容を連絡をする、という方法を採用しました。

必要最低限の個人情報把握

ただし、このオケでは「twitter上での集まり」であるということが一つのネックになります。基本的にIDしかお互い知らないことが前提になっています。集まって練習する程度であれば十分とも言えるのですが、さすがにお金の支払いとなるとそうも行きません。

なかでもことを難しくさせているのは、

  1. 原則twitter IDでの管理となるが、140名近くに上るtwitter IDを会計一人では把握しきれない。
  2. 会計である私一個人に参加者全員が個人情報をお伝えするには無理がある。
  3. 匿名を希望する方に個人情報の開示を強制するわけにもいかない。

といった点。これをいかに解決するか。

そこで、一番最初に立ち返ってエントリー条件から工夫しました。エントリー募集前に数回開かれた事務局世話役会議で決定した方針は以下のとおり。

3a) エントリー受付方法
2289ホームページよりメールで受け付ける
練習の出欠や連絡事項を twitterでやるのは無理がある
メールアドレスを教えられない、という場合はどうしようもない
必要ならば専用のアドレスをとればいい
メールアドレスは各世話役が管理する
1個人が全オケのメールアドレスを所有しない (セキュリティ)
世話役のメールアドレスは現在 ayiganayが把握しているもの
必要に応じて別アドレスをとる
メールで参加表明をしたことによって、ポリシーに同意したものとする

(2289next第三回打ち合わせ 議事録より:http://www.tnk-one.com/2289/next/gijiroku/gijiroku0406copy.html

特にこだわったのは、

  • 「必ずメールを世話役に連絡する」
  • 「1個人が全オケのメールアドレスを所有しない」

という点です。

これにより、メールを通してのエントリーとすることによって、事務局としては把握する個人情報=個人のメールアドレスを必要最低限に抑え、かつ何かあっても各世話役を通して全参加者に隈なくメールアドレスにて連絡が届く仕組みを作ることができました。

おかげさまで、このような形でIDもしくはご本名&パートでもってお振込がされても、何かあれば私が世話役を仲介して全団員に入金確認を行うことができたわけです。

エントリー前にきちんと議論したおかげで、一切トラブルが発生することなく演奏会費を集めることができました。

もちろん参加者の皆様のご協力があってのこと、このあたりはとても皆様が協力的でしたので大変助かりました。あらためて御礼申し上げます。ご協力ありがとうございました。

会計を行う上で一番気をつけたこと-透明性の確保-

前回に引き続き会計を担当させていただいたわけですが、前回同様今回も一番心がけていたことは、

  • 必ず演奏会1ヶ月以上前に予算案を全体に提示すること
  • 常に現金、預金残高と帳簿が矛盾していないかを開示し続けること

でした。

帳簿等の会計情報には事務局および世話役の個人情報が多く含まれる関係から、ネット上での開示をすることは決してありませんが、少なくとも事務局メンバーおよび全世話役には常に開示することを心がけました。

(注:参加者の個人情報は先に述べたとおり事務局はすべて把握していないために、ID以外は記載されていません。)

この開示についてもサイボウズLive内で行ってきました。

かなりくどいくらい定期的に帳簿を公開していたと思います。これは不正防止になりますし、またいざというときにはそのファイル自体のバックアップにもなるので、正直手間ではありましたが、細目に報告させていただきました。

まだ一部会計の仕事は残っていますが、おかげさまで、これまでのところ一切トラブルもなく順調に業務が遂行できていますので、このままの状態で着地できるのではないかと考えています。

かけがえのない素晴らしい経験にあらためて感謝

ということで、大変長い内容となっていましたが、このようにフリーで利用できるグループウェア「サイボウズLive」を利用することによって、あくまでも一人の事務局員としての視点ではありますが、前回以上に円滑な運営ができたと思っています。

事務局の皆さん、世話役の皆さん、大変お疲れ様でした。いくらよいツールがあったとしても、それを使う人たちがしっかりしていないと機能させることはできません。非常に経験豊富でかつ優秀な皆様と一緒に活動てきたことはかけがえのない素晴らしい経験となりました。

また機会があればみなさんと一緒に活動したいと思います。本当に有難うございました。

プロフィール

都内の会社に務める傍ら、休暇を利用して旅行をしたり音楽活動をしているビジネスマン。趣味は、旅行、音楽など。旅行はヨーロッパが中心、現地でレンタカーを借りて旅することにはまっています。フランスの最も美しい村全156箇所を完全制覇!音楽はクラシックが中心。ヴァイオリンの演奏もします。最近は健康のためにランニングを開始。マラソンも。Marathon du Médoc 2014含む数回のフルマラソンを完走しています。